Nenech se vyrušovat!
09:00 Dnes pracuji jen do 15:00, abych měl více času na rodinu.
09:03 Co mě to dnes čeká? Setkání s manažery v 11:00, maily, napsat článek a také naplánovat ten nový projekt, co spouštíme v říjnu.
09:10 Podívám se na Gmail a Slack, jestli někdo z týmu nepotřebuje moji pomoc...
10:30 Setkání s manažery máme už za chvíli, co jsme to tam měli přinést? Shrnutí posledního čtvrtletí? Panebože! Jak to jen připravím za tak krátkou dobu?
...
18:01 Kašlu na to, jdu domů! Nakoupit, navařit večeři, ať jíme alespoň před osmou... K článku mám sice jen osnovu, ale to se nedalo stihnout, započítám si to dnes za splněné. No a vůbec jsem se nedostal k plánování projektu... Jak je to možné, když jsem tady byl tak dlouho?
Poznal ses? Co tě zdrželo? Káva s kolegy? Setkání s manažery se prodloužilo? Nebo si místo pracovních úkolů strávil spoustu času na sociálních sítích, u videí, zda si jen tak brázdil nekončené vody internetu? Detaily, časy či úkoly se mohou lišit, ale jedno zůstává společné: bez ohledu na to, kolik pracujeme, často nestihneme ty nejdůležitější úkoly . A to i tehdy, když se nám zdá, že pracujeme „produktivní“.
Co nás vyrušuje? A co s tím?
Podle Harvard Business Review si člověk pracující v kanceláři zkontroluje emailovou schránku průměrně 74x denně a telefon vezme do rukou až fascinujících 2617x. K tomu pár telefonátů a rozhovorů s kolegy, pauza na oběd a na kávu a další pracovní den je fuč!
Dá se tedy vůbec stihnout něco smysluplného? Něco, co sis naplánoval v Desetiletce či Pětileti?
Dá. Ale abychom se mohli pustit do práce na svých cílech, musíme se nejprve zbavit rušivých vlivů.
Na pomoc si vezmeme ověřené triky z knihy Nevyrušitelní (z angl. Indistractable) od amerického autora Nira Eyala.
Doporučuje zbavit se vyrušení ve 4 krocích. Ovládnout vnější vyrušení, podmanit si vnitřní vlivy, vytvořit si čas na tah na branku a pracovat se svými hodnotami a identitou.
Pojďme na to!
Ovládni vnější vlivy
Nejviditelnějšími překážkami v našem soustředění jsou lidé v našem nejbližším okolí a nikdy nekončící notifikace o nejrůznějších novinkách, které máme na dosah ruky ve svém telefonu či počítači.
Věděl jsi o tom, že podle výzkumů Glorie Mark trvá v průměru až 23 minut, než se nám podaří opět vrátit k původnímu úkolu? Vyrušení nás tak nestojí jen samotný čas, který nám zabere odepsání na zprávu či vyřízení telefonátu. Právě proto bychom měli dělat víc, abychom ochránili své soustředění. Kde ale začít?
Dej všem na známost, že jsi nevyrušitelný
Ať už pracuješ v kanceláři nebo na homeoffice, jen málokdy můžeš být při práci zcela sám. Vždy se najdou kolegové či rodinní příslušníci, kteří se čas od času objeví u tvého stolu a "musí" ti oznámit tu nejdůležitější novinku dne.
Při odepisování na emaily či jiné rutinní činnosti ti to možná až tak nevadí, avšak problém nastává při náročných úkolech, kdy potřebuješ plné soustředění.
Nejlepší možností, jak vyrušování předejít je dohodnout si pravidla. A připravit si něco, co tvé soustředění signalizuje ostatním.
Znáš červené světélko, které svítí nad studiem v rádiu a signalizuje, že do místnosti se nesmí vstupovat nebo se vysílá živě? Vymysli si vlastní alternativu tohoto znamení. Je to mnohem jednodušší, než si možná myslíš. Nemusíš ani instalovat žádná složitá zařízení.
Ve fyzickém světě postačí papírek výrazné barvy na dveřích kanceláře či visačka, jakou znáš z hotelů. A v online světě například status lupy 🔎 na Slacku, vypnuté notifikace ve společném chatu či jiné výrazné znamení.
Zamysli se hned teď nad tím, jaký signál by mohl fungovat ve tvém případě.
Nejdůležitější je, abys kolegům a rodině jasně vysvětlil, v jaké době toto znamení budeš používat a poté se svých pravidel držel. Možná jim potrvá nějaký čas, než budou tvé znamení respektovat na 100% a možná ho občas ignorují, neboť budou přesvědčeni, že jejich otázka či problém jsou důležitější než tvé soustředění.
Ale nezapomínej, že pokaždé, když ho budou akceptovat, získáš téměř půlhodinu soustředěné práce ! Pokud by se to podařilo alespoň dvakrát denně, získáš tak 5 hodin soustředěné práce týdně k dobru 👌
Vybařit s emaily!
Emaily byly vymyšleny k tomu, aby urychlily komunikaci a šetřily čas. Pokud ovšem nemáte ve firmě, kde pracuješ stanovená jasná pravidla, jak s emaily pracovat, snadno se mohou stát překážkou tvé efektivní práce. Pokud si však osvojíš tato základní pravidla, nikoho neurazíš a ušetříš spoustu času.
Posílej méně emailů!
První pravidlo může znít logicky, posíláme přece jen emaily, které jsou nezbytné. Je to však opravdu tak?!
- Zamysli se nad tím, jestli odepisuješ vždy jen na ty emaily, které vyžadují odpověď?
- Nepřidáváš do kopie zbytečně další kolegy, kteří o této konkrétní zprávě nepotřebují vědět?
- Zvedneš raději telefon, pokud tušíš, že emailem to bude k delší diskusi?
Zkus snížit počet emailů, které posíláš, protože rovnice funguje i naopak, čím méně emailů pošleš, tím méně emailů dostaneš. 🙂
Odepisuj rychleji a posílej kratší emaily
Přemýšlíš nad každým emailem půlhodinu a volíš ta nejsprávnější slova? Snažíš se úvod i závěr vystavět tak uctivě, jak si pamatuješ z hodin odborné korespondence? Kašli na to!
Na druhé straně sedí stejný člověk jako jsi ty, nepotrpí si na zbytečné omáčky a chce emaily vyřídit co nejdříve.
- Slušně se tedy pozdrav a přejdi k věci!
- Jasně a co nejstručněji popiš, co potřebuješ a dokdy.
- Na závěr poděkuj a čekej na stručnou a jasnou odpověď.
- V naznačeném termínu se připomeň se svým požadavkem, pokud ještě nebyla splněna.
Odepisuj na emaily ve vyhrazených časech
Pokud je třetí pravidlo pro tebe novinkou, tak se připrav, protože ti změní život! A to doslova. Říká mi to opakovaně každý, kdo ho uplatnil do praxe.
Vytvoř si ve svém rozvrhu časy, kdy budeš odepisovat na emaily (a další pracovní zprávy, ať už na Whatsappu, Slacku nebo kdekoli, kde ti píší klienti, partneři či kolegové). Vhodným časem může být ráno, po splnění tvé priority dne, kdy si plánuješ další úkoly, návrat z polední pauzy či odpoledne těsně před odchodem z kanceláře.
V předem vyhrazeném čase odepiš na všechny emaily, které vyžadují tvou odpověď. Potom Gmail či Outlook zavře. Vypni notifikace. A opět ho otvor ve vyhrazeném čase. Hotovo.
Emaily tě tak nebudou vyrušovat při soustředěné práci a zároveň žádný z nich nebude na odpověď čekat příliš dlouho. Délku jednoho bloku pro odepisování emailů si urči podle povahy tvé práce. Pokud pracuješ na podpoře zákazníků, možná to budou i 2 hodiny. To je naprosto v pořádku. Tvým cílem není se emailů zbavit, jen omezit jejich přístup k tvé pozornosti, když pracuješ na jiných úkolech.
Vyhýbej se skupinovým zprávám
Podobně jako emaily, i skupinové zprávy měly původně šetřit náš čas. Pokud v nich však trávíme většinu svého pracovního času a řešíme nesourodé nápady, dotazy či připomínky kolegů, rozhodně ho nešetří.
Vyhýbej se skupinovým chatům a vytvářej je jen v nezbytných případech .
Drž se základních pravidel:
- Většinu dne měj vypnuté notifikace na všechny skupinové chaty (a koukej si, co v nich přibylo jen ve svých vyhrazených časech na odepisování na zprávy)
- Pokud vytváříš skupinový chat, pozorně si promysli, koho tam přidáš. Neztrácej čas svých kolegů tím, že je přidáš do konverzace o tématu, které se jich netýká.
- Nepoužívej skupinovou zprávu na brainstorming svých nápadů. Na to máš přece Nápadník! Promysli si vše předem as kolegy řeš jen konkrétní scénáře, na které potřebuješ jejich zpětnou vazbu.
Vypni si všechny notifikace na počítači a mobilu
Nejrůznější zvuky, pípání, vyskakovací okna, bannery či číselka na ikonkách aplikací. To vše jsou tahače naší pozornosti, které nás chtějí přesvědčit, abychom co nejdříve klikli na email či nejnovější zprávu na Messengeru, zprávu z domova či ze světa na zpravodajském portálu, lajk, který nám dal někdo na Facebooku či Instagramu. A mnoho jiných, seznam je v podstatě nevyčerpatelný.
Chceš-li i ty ochránit své soustředění a stát se nevyrušitelným, vypni si všechny notifikace na mobilu, počítači i smart hodinkách.
Doporučuji tento krok udělat rázně pro všechny aplikace na tvém telefonu a počítači. Spoj si to s přípravou na vánoční prázdniny či letní dovolenou. Nebo to udělej hned teď - na konci ebooku Nenech se vyrušovat, najdeš i speciální checklist, který ti pomůže.
Aplikace, které ti budou chybět, můžeš po čase zapnout zpátky. Pokud zjistíš, že na messengeru si často píšeš s rodinou nebo aplikace na zalévání květin ti najednou nepřipomíná, kdy je máš zalévat.
Většinu z nich však už nikdy nezapneš zpátky. Opět mám potvrzeno na více Žurnálistech a kolezích v práci, kterým jsem tento postup poradila :)
Extra tip pro manažery: Bez agendy na poradu nejdu!
Nemáš dost času se věnovat svým nejdůležitějším úkolům, neboť se účastníš množství porad, které nikam nevedou? Zúčastnění přišli nepřipravení nebo vůbec nevědí, proč je na poradu zavolali?
Zaveď ve svém týmu či celé firmě nové pravidlo: Bez agendy na poradu nejdu! (z angl. No agenda - no meeting)
Funguje jednoduše: ten, kdo chce svolat poradu, musí všem zúčastněným poslat agendu s jasně sepsanými body a to nejpozději 24 hodin předem. Každý zúčastněný si tak může promyslet odpovědi na otázky, kterými se budete na poradě zabývat, může přidat vlastní body do agendy, které souvisí s probíraným tématem a také může přizvat někoho dalšího, kdo je podle něj k poradě zapotřebí.
Díky tomu občas zjistíte, že porada vlastně ani není nutná, neboť problém se sám vyřešil při přípravě. Ostatní porady budou kratší, produktivnější a rychleji přivedou k očekávaným výsledkům, protože si každý své stanovisko promyslel už při přípravě.
A ty získáš další čas na soustředěnou práci na svých úkolech.
Staň se nevyrušitelným!
Nečekej na to, až "se to v práci trošku uklidní", zda na to, až bude vhodnější čas. Začni hned dnes. Vyber si některou strategii z článku a začni postupně zkoušet. Později se vrať zpět a zkus něco dalšího. Některé věci ti možná půjdou lehčí, jiné těžší. To je v pořádku. I to je součástí tvé cesty.
Buduj si postupně zvyky, které ti pomohou stát se nevyrušitelným. Staň se nevyrušitelným . Jdi za svými cíli a staneš se tak autentickou verzí sebe.
Pojď o krok dál!
Možná rychle dostaneš pod kontrolu vnější vyrušení a budeš chtít jít dál. Ovládnout vnitřní vlivy a najít si čas na tah na branku.
Pak je tu pro tebe ebook: Nenech se vyrušovat!
Napsat komentář
Tento web je chráněn službou hCaptcha a vztahují se na něj Zásady ochrany osobních údajů a Podmínky služby společnosti hCaptcha.